Invoice

Q: Apakah pengiriman set of invoice harus dikirimkan sesuai urutan?
A: Ya, set of invoice diurutkan mulai dari invoice, efaktur dst. Usahakan invoice berada dipaling depan.

Q: Adakah batas maksimal size untuk pengiriman set of invoice?
A: Tidak ada Batasan, hanya perlu diingat beberapa penyedia jasa layanan email seperti gmail atau yahoo hanya memberikan batas 25mb

Q: Bagaimana untuk penamaan file (set of invoice) yang akan dikirimkan?
A: Tidak ada aturan untuk pengaturan nama file yang dikirimkan, silahkan gunakan format sesuai ketentuan masing-masing.

Q: Apakah dalam 1 email boleh dilampirkan lebih dari 1 invoice?
A: Silahkan kirimkan dalam email yang berbeda jika memiliki lebih dari 1 penagihan.

E-mail

Q: Siapa yang dapat mengirimkan invoice ke ptvi.invoice@vale.com?
A: Hanya email perusahaan yang terdaftar pada master data kami yang dapat mengirimkan invoice. Mohon untuk melakukan update email address melalui procurement support.

Q: Bagaimana cara saya mengetahui email mana yang terdaftar pada sistem vale?
A: Alamat email yang terdaftar sesuai dengan yang ada di sistem e-Procurement PT Vale Indonesia. Atau dapat langsung menghubungi Yenny.Adriani@vale.com

Q: Saya sudah coba update email di sistem e-Procurement tetapi invoice saya masih ditolak dengan alasan email belum terdaftar?
A: Proses pengajuan penambahan email maksimal adalah 7 hari kerja. Jika melebihi waktu tersebut silahkan hubungi ibu Yenny Yenny.Adriani@vale.com

Q: Bagaimana jika email perusahaan saya terkendala, apakah saya dapat mengirimkan dengan email lain untuk sementara?
A: Tidak bisa, karena yang berhak mengirimkan hanya email terdaftar. Jika tidak system akan me-reject invoice tersebut.

Q: Apakah ada ketentuan untuk subject email?
A: Untuk subject email silahkan mencantumkan Vendor Name dan Invoice Number. Hal ini ditujukan agar memudahkan kami jika ada invoice yang bermasalah.

Notification

Q: Berapa lama waktu yang diperlukan sistem untuk mengirimkan GR Notification?
A: Notifikasi GR akan dikirimkan langsung oleh sistem sehari setelah nomor GR diinput kedalam sistem oleh bagian receiving kami.

Q: Kemana notifikasi dikirimkan?
A: Notifikasi dikirimkan ke alamat vendor yang terdaftar. Mohon update informasi email jika diperlukan.

Q: Bagaimana jika saya belum menerima Notifikasi GR sampai waktu yang telah ditentukan?
A: Proses GR sejak barang diterima maksimal adalah 5 hari kerja. Jika melebihi batas waktu tersebut silahkan hubungi bagian penerimaan barang atau hubungi contact support kami.

Proses

Q: Bagaimana cara untuk melakukan revisi invoice ketika saya menerima bahwa invoice saya di reject?
A: Silahkan kirimkan kembali invoice seperti pada saat pertama kali melakukan penagihan dengan melampirkan revisi invoice.

Q: Kapan jadwal pembayaran invoice yang saya tagihkan?
A: Pembayaran akan dilakukan sesuai dengan Term of Payment yang telah disepakati di awal. Terhitung sejak diterimanya email notifikasi bahwa invoice telah di validasi dan dinyatakan lengkap dan benar.

Q: Berapa lama proses validasi invoice di sistem?
A: Proses validasi maksimal 2 hari kerja sejak diterimanya notifikasi "Email Acknowledgement"